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一種系統性解決問題的管理思路
發布時間:2017-06-08

提到問題管理,大家都很熟悉四象限法則,從重要性和緊急性兩個維度對問題進行分類管理,然后按優先級次序逐一解決。然而實際工作中,多數管理者都面臨著每天有N個協調會議,N個問題等待處理,而且,各類各樣的問題層出不窮。誠然,企業經營中問題的產生和存在是必然的,但有沒有方法讓一部分問題不再重復發生以減少管理者的無效勞動?有沒有方法去預防一些問題的發生以減少管理者不必要的付出?

 

列舉幾個常見案例與大家共享。

1、 銷售費用控制,公司希望減少不必要的銷售支出,往往會對銷售費用管理制定相應管理制度,最常見的是規定銷售人員的費用限額。于是問題產生了:如果不規定費用限額,每次審批報銷單時總會發現不少支出是無必要的,屬浪費。但規定費用限額,銷售人員為了不超費用,可能會盡量減少出差、減少客情關系維護支出……,后果是銷售業績被影響。

2、 研發技術人員大量時間用于處理生產問題,這類問題在研發、生產型企業比較常見。往往是一款產品完成設計后,試產OK,進入量產環節后卻發現各類問題(如原材料、工藝等)層出不窮,結果是研發人員天天被生產叫去現場解決相關問題。個別情況嚴重的企業,研發人員在生產現場解決問題的時間比其用于產品研發的時間還多。

3、 HR每天忙著招人,用人部門每天抱怨HR招不到人或者招來的人根本不符合要求,還要浪費時間去面試。

4、 生產部門天天開“對料會”,生產安排往往只能根據物料到位情況來進行,而不是根據訂單或需求來安排。后果是經常出現客戶投訴交期延誤,生產部門經常加班加點卻生產效率低下。

類似的案例在許多企業中每天都在重復發生,各級管理者也每天都在為解決這些問題焦頭爛額。給大家介紹一個解決思路,不求能對所有問題有效,但至少可以讓大家不必費心費力去應對那些重復發生的問題。

通過流程優化和建設可以系統地屏蔽大量問題重復出現,比如以上四個案例。

 

1、 建立相應銷售管理流程,根據銷售目標要求,制定出各個區域或者各個產品的銷售計劃,再進一步策劃達成計劃目標的各類銷售行為和活動。通過這個流程可以預算出銷售費用,然后再分解到每個銷售團隊或銷售員。那么對于銷售費用的審批只需判斷銷售是否按照既定的計劃去完成各項銷售工作,其費用是否在預算范圍內即可。而銷售人員通過這個流程可以獲得明確的工作指導,也不用再為某筆支出該不該花,上級是不是會批準而糾結。管理者可以因此而獲得更多的時間放在追蹤各類銷售活動的執行及效果、思考如何更好地開拓市場上。

2、 研發與轉產的問題,這類問題的發生往往是兩個原因,一是后端部門在研發時的參與度不夠,二是轉產評審環節失控。如果通過研發流程的優化,讓后端部門在研發時就把量產的需求提出來,然后嚴格控制轉產評審環節。必定可以大量減少量產時的問題,對于研發人員和生產部門來說,都可以提高工作效率。

3、 招聘不能及時到位或者招不到合適的人,很多時候并不是HR的問題。我看過很多用人部門寫的招聘需求,往往只有簡單的門坎條件,比如學歷、工作經驗、年齡等。HR僅僅依賴這些條件去招聘,大量的篩選工作肯定是在用人部門,因此,用人部門會抱怨HR找了一堆不符條件的人來面試。有這類問題的企業不妨試試優化招聘流程,從招聘需求的提出、招聘渠道的選擇、任職資格的細化、薪酬待遇的明確等方面對流程進行優化,提高簡歷的篩選效率和HR初面的效果。

4、 生產問題的根源往往是需求管理、計劃管理的問題,通過需求管理流程、計劃管理流程優化和建設,主動去管理客戶需求、提高做好采購、產能的評估,然后根據業務規則來合理安排計劃。生產可能還是要“對料”,但這時的“對料”是確認物料是否能按計劃到位,來保證生產是按計劃進行,而不是對有哪些料再來排產。

 

流程優化不是萬能藥,但是企業如果能有效利用這一工具,一定可以系統地解決掉某些重復發生,而管理者必須每天面對的問題。從而為管理者節約出更多的時間去解決更為重要的問題。

 

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